河南省民政厅  河南省档案局

关于印发《河南省第二次全国地名普查

档案管理办法实施细则》的通知

各省辖市、省直管县（市）民政局、档案局：

    为进一步规范河南省第二次全国地名普查档案管理，确保地名普查档案完整、准确、系统、安全和有效利用，省民政厅、省档案局在《第二次全国地名普查档案管理办法》基础上，联合制定了《河南省第二次全国地名普查档案管理办法实施细则》。现印发给你们，请遵照执行。

                河南省民政厅         河南省档案局

                         2017年3月2日

河南省第二次全国地名普查

档案管理办法实施细则

一、河南省第二次全国地名普查档案（以下简称“地名普查档案”）是国家档案的重要组成部分，是指省、市、县三级地名普查领导小组办公室在地名普查业务工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子及实物等不同形式和载体的记录。

二、地名普查档案工作由省地名普查办统一领导，各市、县地名普查办分级管理，同时接受上级地名行政主管部门和同级档案行政管理部门的监督和指导。

三、各市、县地名普查办应根据国家档案法规、第二次全国地名普查档案管理办法及本细则要求，建立健全普查档案工作制度，履行档案工作职责，对档案进行集中统一管理。普查过程中形成的文件材料应指定专门部门或人员负责收集、整理与归档。

四、地名普查档案分为业务类、成果类和其它类。

（一）业务类档案（类别代码：2DPY）以单个地名为单位进行组卷。卷内材料侧重过程性档案的归纳，按以下6小类顺序排列，案卷封面注明该地名名称。档案编号由“类别代码—地名代码—卷号”组成（卷号从1开始编制，如：2DPY-41112200021400000001-1）。具体包括：

1.地名登记表：收入一个地名的预填表及其具有重大改动、专家审核意见、领导批示等内容的历次登记表。

2.同一地名的地名标志登记表（注：同一地名指上述地名登记表登记的地名）：即成果类档案中的“地名标志登记表”。

3.同一地名的地名用字读音审定申报表：即成果类档案中的“地名用字读音审定申报表”。

4.地名标准化处理表：为某一地名进行标准化处理的证明文件，一个地名一张，区别于成果类中的“地名标准化处理统计表”。

5.搜集的地名相关史料、考证材料、实地调查的记录：该类材料原则上应当为原件。以复制件归档的，必须在卷内文件目录中进行备注。如为已经归档的文件，可只附原档案号或留复印件；如为志书，可复印封面及相关页。

6.其他相关材料。

（二）成果类档案（类别代码：2DPC）按类别归档，各类地名的编排，统一按照《地名分类与类别代码编制规则》国家标准规定的大、中、小类进行集中排序。各卷档案编号由“子类别代码—县（县级市、市辖区）行政区划代码—卷号”组成（卷号从1开始编制，如：2DPCA-411122-1）。具体包括：

1.地名目录（子类别代码：2DPCA）：不附卷内目录。

2.地名成果表（子类别代码：2DPCB）：以类别为单位组卷，一类为一卷。设立历史地名卷，卷内以地名类别分类顺排。

3.地名标准化处理统计表（子类别代码：2DPCC）：是某政区内所有进行过标准化处理的地名汇总表，区别于业务类档案中的“地名标准化处理表”。

4.地名普查成果图（子类别代码：2DPCD）单独组卷，按照图幅接合表在前，各单幅成果图在后顺序排列。各卷档案编号由“子类别代码—县（县级市、市辖区）行政区划代码—卷号”组成（卷号从1开始编制，如：2DPCD—411122—1）。

5.地名标志登记表（子类别代码：2DPCE）。

6.地名用字读音审定申报表（子类别代码：2DPCF）。

7.本级国家区划地名数据库数据（子类别代码：2DPCG）：以只读光盘形式单独保管，并进行备份。存储电子数据的载体或装具上应贴有标签，标签上注明光盘包含的内容和档案编号，该编号由“子类别代码—县（县级市、市辖区）行政区划代码—盘号”组成（盘号从1开始编制，如：2DPCG—411122—1）。

（三）其他类文件材料（类别代码：2DPQ）包含地名调查目录、地名普查工作图、其他材料3小类。

1.地名调查目录(子类别代码：2DPQA):卷内材料按地名代码顺序排列，档案编号由“子类别代码—县（县级市、市辖区）行政区划代码—卷号”组成（卷号从1开始编制，如：2DPQA—411122—1）。

2.地名普查工作图(子类别代码：2DPQB)单独组卷。按照图幅接合表在前，各单幅工作图在后顺序排列。各卷档案编号由“子类别代码—县（县级市、市辖区）行政区划代码—卷号”组成（卷号从1开始编制，如：2DPQB—411122—1）。

3.其他材料（子类别代码：2DPQC）:指未在档案管理办法中明确列出，确应归档的材料，如跨界自然地理实体普查材料，除数据库外的其它电子文档等,可以按问题进行组卷。

五、地名普查文书类档案。

因全宗号、归档时限等与专业档案不同，不编入普查专业档案。应按照年度及国家规定纳入各级文书档案序列进行归档，案卷号随本级文书档案流水号顺排，具体归档范围如下。

（一）各级党政机关有关第二次全国地名普查（以下简称“地名普查”）工作的通知、意见及批复，各级党政领导同志的重要讲话、批示等文件材料。

（二）各级地名普查机构的请示、报告、通知、批复等文件材料以及地名普查工作会议、培训、宣传、检查、验收、总结、表彰等形成的文件材料。

（三）地名普查办法、意见、实施方案、工作规程、工作细则、技术规定等文件材料。

（四）各级地名普查机构的机构设置、人事任免、工作计划、工作简报、工作总结、情况反映等文件材料。

（五）地名调查目录、地名命名与更名、地名标志设置等文件材料。

（六）地名普查报告。

六、档案的整理与归档。

（一）省级地名普查办在地名普查工作结束后6个月内，市级和县级地名普查办在普查工作结束后3个月内，完成归档工作。

（二）地名普查档案以县（县级市、市辖区）为单位进行整理，一式三套。材料整理归档应当符合以下要求。

1.归档的纸质文件材料应当做到字迹工整、图样清晰，签字手续完备，盖章、日期等标识完整，书写规范。

2.一卷内容不超过200页，一档多卷。依行政区划代码顺序以乡镇为单位进行排列，各乡镇内再按不同类别地名代码顺序顺排。

3.填写的卷内文件目录（目录式样及填写要求见附件1），要放置在卷内文件之前，其中“文件题名”栏填写文件标题。如无标题，应根据文件内容拟写。所涉及的每一份文件，如搜集的地名相关史料、考证材料、实地调查记录等，要在目录中逐一体现，不能只概括总写为一个标题地名。

普查成果图和工作图的卷内目录，用图幅接合表代替。

“页数”栏目中要填写页码范围，如1-2,3-8等，不写文件的总页数。

填写卷内备考表（式样及填写要求见附件2），放置在卷内文件后。

填写案卷封面（文档案卷封面式样及填写要求见附件3-1，地图案卷封面式样及填写要求见附件3-2），“卷内文件起止日期”的填写，要跨该卷内所有文件的最早及最晚时间。文档文件保密等级为秘密，地图文件保密等级为机密。地图卷封面中的“普查机构名称”栏不盖章。

4.将案卷按一定的顺序进行排列和编号（以光盘为载体的档案单独编号），编制案卷目录（案卷目录及其封面、备考表式样和填写要求见附件4）。

案卷目录封面上，如为市辖区要写明“某某市（地级市）某某区”，其余写至本级行政区即可。“编制单位”栏必须加盖公章。

案卷目录备考表中的案卷总数“盒（袋）”必须划选一个。

5.案卷装订完成后装入档案盒或档案袋保存（档案盒正面/档案袋封面、档案盒脊式样及填写要求见附件5）。

业务类档案子类别名称不填。

“档案编号”栏，如为同类别档案填写起止号，中间用“/”连接；不同类别档案间用“、”隔开。

（三）装订材料及方式要求。

1.案卷使用150克专业档案封皮及封底。使用国家档案局、河南省档案局监制，厚度为4厘米的档案盒，盒封及盒脊用120克专业档案纸张进行打印粘贴。普查成果图及工作图的案卷，使用150克专业档案封皮及封底。所有档案采用惠普1108型打印机进行文字打印。

2.案卷统一采用三孔一线方式装订，孔距左侧页边2厘米，单孔间距8.5厘米。地图案卷采用直角方式装订。需粘贴处使用胶棒进行粘合。

（四）归档的电子文件材料应当符合《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）的要求。

七、档案保管及利用。

地名普查档案应当有专门的存放地点，并配备相应的保管设施设备，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温等保护工作，做好档案的温湿度管理，确保档案安全。

各级地名普查档案保管部门应当制定地名普查档案利用制度，包括利用范围、利用方式、利用审批程序等。涉密地名普查档案必须按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定加强管理。其中涉及国家秘密、商业秘密和个人、家庭隐私的，未经普查对象同意，不得对外泄露。

    八、普查档案的验收和移交。

    按照“以省为主、自下而上、逐级检查”的原则进行。重点检查地名普查档案的完整性、系统性、规范性和安全性。

省级地名普查办负责制定本行政区域内地名普查档案检查验收标准并组织检查验收工作。

检查验收工作包括县级地名普查办自查、市级地名普查办核查和省级地名普查办验收。检查验收工作应当吸收同级地名行政主管部门档案工作机构和档案行政管理部门的相关人员参加。

各级地名普查办应当在本级普查机构撤销前，向同级地名行政主管部门档案工作机构移交地名普查档案。

地名普查档案在地名行政主管部门档案工作机构保存一定年限后，应当按规定向同级国家综合档案馆移交。

档案移交时，双方应当对移交档案进行认真检查并办理移交手续。

附件：1.卷内文件目录式样

      2.卷内备考表式样

      3.案卷封面式样

          4.案卷目录及其封面、备考表式样

          5.档案盒正面/档案袋封面、档案盒脊式样